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Título : Modelo Gestión Documental para optimizar procesos en la ESPOCH
Autor : Reina Haro, Diego Marcelo
Palabras claves : OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS;MAESTRÍA EN INFORMÁTICA APLICADA;PROCESOS ADMINISTRATIVOS;SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL;MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha de publicación : 14-nov-2012
Editorial : Escuela Superior Politécnica de Chimborazo
Identificador : UDCTEPEC;20T00437
Abstract : The proposal “Document Management Model to optimize processes at the ESPOCH”- DMS, is presented with the vision to optimize resources in the process of compensation of the Institution. Employees, workers, beneficiaries and managers to produce manipulate and query this type of documentation will obtain the necessary knowledge regarding document management and archival processes as well the skill to determinate the content of documents, memos, roles, etc. to keep them organized. It outlines five steps that must be considered in the implementation. First is the Project Definition Document that expresses the inclusion of DMS in the Institution, this plan should include aspects such as objectives, institutional mission and vision. The second phase considered the Current System Analysis, scope, processes, internal and external stakeholders. The third phase involves the design of the DMS with: needs identification, documents definition and construction of documentary languages or the use of existing software which is recommended for QUIPUX System documentary process. The fourth phase involves the implementation of the DMS, installation, configuration and implementation of the Document Management System. The fifth phase includes the control and maintenance of the DMS. As conclusion, it is established that using this methodology the resources involved in the processes of Earnings is improved. In similar way when the life cycle of the organization is counted, the management and quality control is improved. Besides, the usage of new information technology can be reached in better way.
Resumen : Se presenta la propuesta de “Modelo de Gestión Documental para optimizar procesos en la ESPOCH”, con la visión de optimizar recursos en el proceso de remuneraciones de la institución. Los empleados, trabajadores, beneficiarios y encargados de producir, manipular y consultar este tipo de documentación obtendrán los conocimientos necesarios en cuanto a gestión documental y los procesos archivísticos para determinar el contenido de documentos, oficios, roles , etc. y mantenerlos organizados. Se expone cinco fases que deben ser considerados en la implementación, primero la Definición del Proyecto Documental que exprese la inclusión del SGD en la Institución, dicho plan debe contemplar aspectos como objetivos, misión y visión institucional. La segunda fase menciona el Análisis del Sistema Actual, el alcance, los procesos, los actores internos y externos. La tercera fase, contempla el diseño del SGD con: identificación de necesidades, definición de documentos, y la construcción del lenguaje documental o la utilización de un software existente, el cual se recomienda utilizar el Sistema QUIPUX para el proceso documental. La cuarta fase involucra la implantación del SGD, instalación, configuración y puesta en marcha del Sistema de Gestión Documental; y la quinta fase incluye el control y mantenimiento del SGD. Se establecen como conclusiones, que utilizando esta metodología se logra Optimizar los recursos inmersos en el proceso de Remuneraciones, tomando en cuenta el ciclo vital documental de la Organización se mejorará el manejo y control de calidad en todas sus etapas y se aprovechará los cambios en las nuevas tecnologías de la información.
URI : http://dspace.espoch.edu.ec/handle/123456789/4217
Aparece en las colecciones: Maestrias: Modalidad Proyectos de Investigación y Desarrollo

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